書類を整理してきれいに収納！重要な書類の保管方法を紹介

請求書や契約書など仕事に関する資料や、家電の取扱説明書のように私生活に関わるものなど、書類の整理に困ってはいないでしょうか。

書類をきれいに整理できていないと、必要なときに探すのが大変です。意識的に整理をしておかないとたまっていく一方なので、常にきれいな状態で整理・収納できるようにしておきましょう。

この記事では、書類をきれいに収納するための方法や整理方法を紹介します。また、重要な書類の保管方法も解説するので、併せてご覧ください。

書類の整理方法は？

書類を収納する際には、必要な書類と不要な書類を分けるところから始めましょう。必要な書類と不要な書類をどのように分けるのか解説するので、「分類に迷ってしまう」という方はぜひ参考にしてください。

必要か不要か判断しよう

必要な書類とは、公共料金に関する書類や各種契約書・請求書、仕事や学校関連の種類、各種取扱説明書などです。「保険」「年金」「子ども」「取扱説明書」のようにカテゴリ分けをして収納しておくと、すぐに取り出せます。

不要な書類には、使用しなくなった製品の取扱説明書や、情報が古いチラシなどが挙げられます。インターネットで確認できるものなども不要に分類してよいでしょう。

とはいえ、はじめからすべてを必要・不要に分けるのは難しいかもしれません。次のような書類は、いったん保留としてみてください。

• 必要かどうか迷うもの

• あとから必要になるかもしれないもの

明らかに必要のないとわかるものからまとめていくのが、分類のコツです。

書類をきれいに収納するには？

必要な書類だけを分類できたら、書類を収納していきます。書類をきれいに収納する3つの方法について、具体的に見ていきましょう。

ラベル分けをする方法

書類が入っているファイルなどにラベルを貼り、ひと目でわかるようにする方法です。

まず、必要な書類をカテゴリ分けしたら、カテゴリ別でクリアファイルなどに入れていきます。ファイルに入れたら、どのような書類が入っているのかがひと目でわかるように、ラベルを貼りましょう。

パッと見てすぐに取り出せるよう、見やすい位置にラベリングしておけば、探す手間が省けます。クリアファイルだけではなく、ファイルを入れたボックスにもラベルを付けておくと、見やすくなります。

ラベルにはさまざまな種類がありますが、貼ったあとに剥がせるタイプのものがおすすめです。ラベルを剥がせばファイルは繰り返し活用でき、中身を変えたときも簡単に貼り替えられます。

また、使う人によって色分けしたり、子ども関連のファイルをひらがなでラベリングしたりすると、よりわかりやすくなるでしょう。

使用頻度ごとに収納する方法

使用頻度ごとに書類を分けて収納する方法もあります。まず、書類を「毎日使うもの／週1回ほど使うもの／月1回ほど使うもの」などに分けてください。

使用頻度が高い学校のプリントや、近々支払いが必要な書類などは、クリアホルダーに収納していきます。書類をそのまま挟めるクリアホルダーは簡単に取り出せるため、使用頻度が高いものを収納するのに最適なアイテムです。

契約書などの使用頻度が低い書類は、厚みのあるクリアファイルにまとめてファイルボックスに収納するとよいでしょう。

使用頻度ごとに整理すると、まったく使わない書類が出てくる場合もあるので、必要に応じて処分してください。また、使用頻度ごとに分けた場合も、ファイルごとにラベルを貼るとよりわかりやすくなります。

説明書などの分厚い書類の収納方法

取扱説明書のように何十ページもある分厚い書類は、キッチン・美容・家電などジャンル別に分けて収納しましょう。

分厚い書類の収納には、複数のクリアファイルが入るボックスタイプがおすすめです。収納容量の大きいタイプを使えば、取扱説明書と一緒に家電のちょっとした付属品も保管できます。

また、基本的にボックスタイプは作りがしっかりしていて自立するため、倒れる心配もありません。さらに、側面部分が斜めになっているタイプであれば取り出しやすく、多少高い場所でも保管しやすいでしょう。

カテゴリごとに分類したうえで、ファイルをボックスにまとめておくのも良い方法です。整理する書類が多い場合は、ぜひ試してみてください。

書類を中長期的に保管する方法は？

書類のなかには、領収書や契約書など中長期的に保管するものもあるでしょう。中長期的に保管する書類の場合は、次のような方法がおすすめです。

レターケースに書類を保管

レターケースは引き出しが数段に分かれているため、書類を複数保管するのに最適です。一般的なプラスチック製のクリアタイプなら、なかに何が入っているかひと目でわかります。また、マスキングテープなどを引き出し部分に貼って書類名を記載すれば、よりわかりやすくなります。

レターケースは、プラスチック製以外に木製やスチール製などもあるので、お好みのタイプを選んでみてください。

ただし、レターケースの段数が少ないと保管しきれない場合もあります。あらかじめ収納が必要な書類の量を把握してから選びましょう。

キャスター付きのファイルボックスで保管

キャスター付きのファイルボックスは、長期的に保管する書類を入れておく場合に便利です。

キャスター付きであれば、中身がたくさん入っていて重いものでも手軽に動かせるので、保管場所を変更したいときもスムーズに移動できます。

キャスター付きのファイルボックスはコンパクトなものが多く、ワンルームなど狭い部屋でも場所を取りません。自由に取り外しできる仕切り付きのものを使えば、書類の大きさに合わせて調節できます。

自宅のスペースや書類のサイズに合わせて、お好みのキャスター付きファイルボックスを選んでみてください。

書類保管で気を付けることは？

書類は、間違った方法で保管すると劣化していきます。「大切に保管していたつもりが、気が付いたらカビが発生していた」という可能性もゼロではありません。

書類を劣化させず、きれいな状態で保管するには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

紙の保存環境について

紙は日光や蛍光灯から放たれる紫外線に弱く、浴びすぎると色あせてしまいます。光からのダメージを防ぐには、遮光カーテンを付ける・箱に入れるなどの対策が有効です。

さらに、紙の状態は温度や湿度にも大きく影響されます。紙の保管に最適だといわれる環境は、温度16度～22度・湿度40％～60％ほどです。温度や湿度が高いと劣化やカビの原因になるため、特に高温多湿な夏は注意してください。

その他、ほこりやゴミが蓄積することで、紙やカビを食べる虫が発生する恐れもあります。紙自体も汚れていき、劣化が進むので、書類の収納場所も定期的に掃除しましょう。

書類を劣化させないためには？

大切な書類を劣化させないためには、ラミネート加工を施すのが効果的です。ラミネートとは専用フィルムに用紙を挟み、機械で熱を加えることにより、紙を保護する加工方法です。

ラミネート加工を施すと、表面に光沢が出て書類が美しく見えます。また、UVカットフィルムを使えば紫外線もカットでき、紙の変色や劣化速度を遅らせることが可能です。

ただし、説明書などの冊子はラミネート加工ができません。密閉できる袋に入れるなど、できるだけ空気に触れさせない工夫をしましょう。

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ただし、個人宅に重要な書類を預けたくないという方も多いでしょう。その場合は、企業が貸し出している法人スペースもあるので検討してみてください。法人スペースなら、防犯対策もしっかりしているため安心です。

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まとめ

書類をきれいに収納するには、まず必要なものと不要なものに分類することが大切です。必要書類はファイルに入れてラベルを貼り付けると、ひと目でどの書類が入っているかわかります。中長期的に書類を保管する場合は、レターケースやキャスター付きのボックスに入れると邪魔にならないでしょう。

収納方法はわかっても、「自宅内に書類を保管する場所がなくて困っている」という方には、モノオクの利用がおすすめです。モノオクの法人スペースは、防犯対策が整っているため重要な書類も安心して保管できます。

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